Egal wie sehr sie Ihren Job lieben und wie gut Sie darin sind, es gibt immer nervige Aufgaben, die wir nicht gerne machen. Diese Aufgaben sind meistens klein, aber zusammen können Sie sich zu einem ganze Haufen Arbeit auftürmen, der ziemlich viel Zeit und Energie in Anspruch nimmt.
Die gute Nachricht ist, es gibt Mittel und Wege, solche Aufgaben (eigentlich alle Aufgaben) noch schneller und effizienter zu erledigen und damit mehr Zeit für Dinge zu haben, die man gerne macht.
#1 Machen Sie Themen-Tage
Für viele Aufgaben benötigen wir “Werkzeuge”, bestimmte Dateien, Unterlagen oder Ordner. Diese müssen jedesmal herausgesucht oder geöffnet werden. Effezient wäre es doch, wenn Sie einmal in der Woche alle Aufgaben erledigen, zu denen Sie ein bestimmtes Werkzeug benötigen. Sammeln Sie Aufgaben nach Themen und weisen Sie Ihnen einen bestimmten Tag in der Woche zu, an denen diese Themen abgearbeitet werden. Sie werden nicht nur Zeit einsparen. Durch die wöchentliche Planung sind Sie mental auf Ihre Aufgaben vorbereitet und damit viel motivierter.
#2 Schwierige Aufgaben zuerst
Fangen Sie immer mit der unliebsamsten Aufgabe an. Erledigt werden muss Sie, egal ob Sie sie vor sich herschieben oder direkt hinter sich bringen. Schwierige Aufgaben, die man erledigt hat, motivieren ungemein. Zudem haben Sie danach den Kopf frei für alles weitere.
#3 Zu nichts zu gebrauchen?
Meist sind es die zwei Stunden nach dem Mittagessen. Aber es gibt auch ganze Tage an denen man eben keine Bäume ausreißen möchte. Nutzen Sie solche Phasen, um monotone Aufgaben abzuarbeiten, bei denen Sie nicht viel nachdenken müssen.
#4 Bauen Sie sich Vorlagen
Das gilt für Dateien, E-Mails und alle anderen Aufgaben, bei denen Se jedesmal das Gefühl haben, das Rad wieder und wieder neu zu erfinden. Erstellen Sie sich Vorlagen und nutzen Sie diese so oft es geht. Das spart Zeit und schohnt die Nerven.
#5 Unterhalten Sie sich mal wieder
Es ist eigentlich klar und doch wird es immer seltener berücksichtigt: Manche Themen lassen sich in einem persönlichen Gespräch oder Telefonat viel einfacher und effektiver klären, als in etlichen E-Mails. Greifen Sie doch mal wieder zum Telefon oder nutzen Sie den Weg zum Büro des Kollegen für eine kurze Auszeit.
#6 Halten Sie sich Entscheidungen vom Hals
Entscheidungen brauchen Zeit. Manchmal steht man zehn Minuten vorm Kleiderschrank, um ein passendes Outfit zu finden. Manchmal schreibt man tagelang E-Mails um einen Termin zu finden. Versuchen Sie soviele Entscheidungen wie möglich zu eleminieren, indem Sie sie durch Standards ersetzen. Tragen Sie im Büro halt “Uniform” oder legen Sie einen wiederkehrenden Termin für Team-Meetings fest. Das gibt einem auch das wunderbare Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben.
#7 Streichen Sie etwas von Ihrer To-Do-Liste
Haben Sie auch diese Aufgaben, die sie Wochenlang von einer To-Do-Liste auf die nächste übertragen? Schauen Sie sich diese Kandidaten einmal genauer an. Warum werden sie nicht erledigt? Ist die erledigung dieser Aufgaben vielleicht völlig unnötig? Dann streichen Sie sie endlich von Ihrer Liste.
#8 Hinterfragen Sie Meeting und sagen Sie auch einmal ab
Meetings sind in manchen Unternehmen echte Zeiträuber. Meistens können die Informationen, die aus einem mehrstündigen Meeting gezogen werden, auch in einem kurzen Gespräch übermittelt werden. Nutzen Sie dieses Wissen, sagen Sie ein Meeting auch einmal ab und lassen Sie sich eine Zusammenfassung geben.
#9 Delegieren Sie soviel wie möglich
Delegieren bedeutet nicht nur, Arbeit an andere weiterzugeben. Denken Sie weiter. Welche Arbeiten können Ihnen eventuell durch Tools (solche für Computer oder Samrtphone) erleichtert oder ganz abgenommen werden? Wenn nicht, wieviel Aufwand hätte Ihre IT-Abteilung mit der Entwicklung? Gibt es Aufgaben, die ein Kollegen lieber macht als Sie? Tauschen Sie doch.
Seien Sie nicht so perfektionistisch
Natürlich gibt es Aufgaben, bei denen Perfektionismus angebracht ist. Das sind aber bei weitem nicht alle. In den meisten Fällen reicht es ein gutes oder ausreichendes Ergebnis zu bringen. Beobachten Sie einmal, wieviel Zeit Sie mit dem “Feinschliff” verbringen und ob sich dieser Aufwand überhaupt lohnt.
#10 Halten Sie Ordnung
Ordnung spart Zeit, spätestens dann, wenn Sie eine Datei oder eine Unterlage lange nicht mehr benötigt haben, aber trotzdem wissen, wo Sie sie finden. Nehmen Sie sich die Zeit, einmal ordentlich aufzuräumen und ein System in Ihre Unterlagen zu bringen.