Spätestens seit der Corona-Pandemie sind Telefon- und Videokonferenzen fester Bestandteil der Arbeitswelt. Damit lassen sich wichtige Meetings kontaktlos realisieren – egal, wo sich die Teilnehmer gerade befinden. Für eine gelungene ortsunabhängige Zusammenarbeit sind die Treffen aber sorgfältig vorzubereiten. Mit praktischen Tipps werden Konferenzen zum produktiven Erfolgserlebnis.
Die erste Entscheidung: Telefon oder Video?
Telefon- und Videokonferenzen sind ein wertvolles Hilfsmittel, um Menschen miteinander zu verbinden und den Informationsaustausch auch abseits des Büros zu ermöglichen. Eine schlechte Vorbereitung kann jedoch dazu führen, dass die virtuelle Kommunikation im Chaos und alles andere als effektiv endet. Um das zu verhindern, sollte zunächst geklärt werden, ob ein Telefonat oder ein Video-Meeting die bessere Wahl ist.
Telefonkonferenzen (Telko) sind weniger aufwändig in der Organisation und immer dann vorteilhaft, wenn auf ein Bewegtbild verzichtet werden kann. In Unternehmen ist das beispielsweise der Fall, wenn Vorgesetzte über den aktuellen Stand der Projektarbeit informiert werden wollen, Genehmigungen eingeholt werden müssen oder überschaubare Rückfragen zu klären sind. In vielen Fällen ist keine Kamera nötig.
Telkos setzen weniger Ausrüstung voraus und sind schnell eingerichtet. Am einfachsten klappt dies mit speziellen Anbietern, die eine Einrichtung über deren Internetpräsenz ermöglichen. Der werbefreie Dienst von telefonkonferenz.de erfordert weder einen Download von Software noch eine monatliche Gebühr oder Reservierungen. Auch eine vertragliche Bindung gibt es nicht. Stattdessen melden sich Nutzer mit wenigen Klicks per E-Mail an und laden anschließend sämtliche Teilnehmer zur Telko ein, die sich wiederum mit einer Einwahlnummer und einem PIN-Code sicheren Zugang verschaffen. Die Einrichtung der Telko ist kostenlos, pro Minute zahlt jeder Teilnehmer aus dem deutschen Festnetz eine überschaubare Gebühr, die über die Telefonrechnung komfortabel abgebucht wird.
Gut zu wissen: Bei derartigen Telkos handelt es sich um Dial-in-Konferenzen. Die Teilnehmer wählen sich mit Einwahlnummern jeweils selbstständig ein. Das Pendant ist die Dial-out-Konferenz – hier werden die Teilnehmer von einem Operator oder einem Telko-System angerufen und hinzugeschaltet.
Telkos richtig organisieren und steuern
Damit sich alle Teilnehmer pünktlich einwählen beziehungsweise hinzugeschaltet werden können, müssen sie frühzeitig über das Datum und die Uhrzeit des Meetings informiert werden. Auch alle Daten für den Zugang müssen vorliegen. Bei der Anbieterwahl ist es außerdem entscheidend, dass die gewünschte Teilnehmerzahl kein Hindernis ist.
Nehmen Personen aus dem Ausland teil, sind internationale Einwahlnummern notwendig. Bei ausländischen Kontakten sollten dann auch die Kosten der Verbindung sorgsam geprüft werden. Organisatoren müssen zudem mögliche Zeitverschiebungen im Blick behalten. Schließlich sollen alle zu einer angemessenen Uhrzeit startklar sein.
Praktische Extras:
- Steuerung: Bei mehreren Teilnehmern entsteht schnell ein akustisches Durcheinander. Damit der Sprecher immer gut zu verstehen ist, kann mit einer Teilnehmer-Steuerung gearbeitet werden. So können Organisatoren beispielsweise die Stummschaltung aktivieren. Alternativ übernimmt dies jeder selbstständig während andere sprechen.
- Aufzeichnung: Lassen sich Telkos aufnehmen, können auch diejenigen an den Informationen teilhaben, die am entsprechenden Termin keine Zeit haben. Das erleichtert die Teamarbeit ungemein.
- Sharing: Um ausgewählte Dokumente oder gleich den ganzen Bildschirm miteinander zu teilen, braucht es eine File-Sharing-Funktion beziehungsweise eine Bildschirmübertragung.
Produktive Videokonferenzen vorbereiten und durchführen
Erfolgt die Konferenz mit Bildübertragung via Kamera, müssen deutlich mehr Vorbereitungen getroffen werden. Eine hohe Ton- und Bildqualität sowie konstant unterbrechungsfreie Internetverbindungen sind ein Muss. Die Funktion der Technik sollte rechtzeitig vor dem Treffen getestet werden, um bei potenziellen Problemen genügend Zeit zum Beheben zu haben.
Ob eine einfache Webkonferenz genügt oder ein spezialisiertes Videokonferenzsystem erforderlich ist, hängt von den Ansprüchen ab. Vielen Betrieben reicht beispielsweise der Funktionsumfang der Software Zoom, die HD-Videokonferenzen inklusive Datenaustausch und Instant-Messaging erlaubt. Auch mobile Meetings sind hiermit problemlos möglich. Andere Unternehmen sind wiederum auf hochkomplexe Konferenzlösungen wie Produkte von Cisco angewiesen, die von Echtzeit-Transkription über digitale Meeting-Assistenten bis hin zu Whiteboarding alles mit sich bringen.
Darüber hinaus muss die Belichtung der Teilnehmer stimmen, um eine positive Konferenzstimmung zu erzeugen. Dunkle Räume mit minderwertigen Leuchtmitteln sind als Meeting-Point ebenso ungeeignet wie Zugreisen mit ständigen Tunnelfahrten. Falls notwendig, sind zusätzliche Lichtquellen für ein sachliches Ambiente zu platzieren.
Tipp: Während die Bekleidung bei der Telko für den Eindruck gegenüber anderen keine Rolle spielt, darf die Auswahl der Garderobe für die Videokonferenz nicht vernachlässigt werden. Für Treffen mit Videoübertragung sollten sich Teilnehmer genauso kleiden, wie sie bei einem Präsenzmeeting im Büro erscheinen würden.
Richtig konferieren: Höflich, konzentriert und zielorientiert
Neben der technischen Ausstattung trägt das Verhalten jedes Einzelnen zum Erfolg eines virtuellen Meetings bei. Deshalb abschließend einige Verhaltenstipps:
- Potenzielle Störquellen abstellen (z. B. Smartphone ausschalten oder lautlos stellen, Familienmitglieder im Nebenraum des Homeoffice um Ruhe bitten, Fenster schließen).
- Andere stets ausreden lassen.
- Klar und deutlich sprechen.
- Fokus bewahren und aufmerksam zuhören.
Viele weitere Tipps hat die Industrie- und Handelskammer Bonn/Rhein-Sieg in einem Videokonferenz-Knigge unter ihk-bonn.de arrangiert.
Jedes gute Meeting – ob telefonisch oder per Video – setzt eine Konferenz-Führung voraus. Diese Person achtet nicht nur darauf, dass das Treffen strukturiert und zielorientiert verläuft. Sie gewährleistet auch, dass sich jeder an die Regeln hält und der geplante Zeitrahmen für das Meeting nicht überschritten wird. Quelle der Fotos: jagritparajuli99 – inproperstyle – MarcWinter