Ob im privaten oder geschäftlichen Bereich, einen Umzug zu planen und reibungslos durchzuführen, stellt eine große Herausforderung dar. Handelt es sich um ein Büro, das in ein neues Gebäude einzieht, spielt die Schnelligkeit eine große Rolle, um die Betriebsunterbrechung so minimal wie möglich zu halten. Es besteht zwar die Möglichkeit, alle Mitarbeiter für den Umzug einzuspannen, jedoch endet das leicht in einem stressigen Chaos. Wer auf eine effiziente und damit flotte Arbeit Wert legt, sollte sich besser einen Experten an die Seite holen.
Vorteile eines Umzugsexperten
In München hilft die Firma Umzug Meister weiter. Das erfahrene Team hat sich auf Firmenumzüge spezialisiert und weiß, worauf es bei dem Transport einer kompletten Büroausstattung ankommt:
- Büromöbel werden sowohl mit größter Sorgfalt zerlegt als auch wieder zusammengebaut.
- Zum Schutz empfindlicher Geräte etc. nutzt das Unternehmen ausschließlich spezielle Kartons sowie hochwertige Verpackungsmaterialien.
- Sämtliche Transportfahrzeuge sind mit Decken und Gurten versehen, die Beschädigungen unterwegs ausschließen.
Die Firma Meister bietet einen kostenlosen Service an: Zunächst kommt ein Umzugsexperte zur Besichtigung des bestehenden Arbeitsplatzes und dessen Einrichtung. So ist es möglich, jedem Kunden ein individuelles Angebot zu erstellen, das explizit auf dessen persönlichen Zeitplan ausgerichtet ist. Gleiches gilt für das Budget sowie die jeweiligen persönlichen Bedürfnisse und Wünsche. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, bei Bedarf Möbel, Akten und Co. sicher einzulagern.
Was sollten der Chef und seine Mitarbeiter selbst beachten?
Übernimmt ein Dienstleister den Büroumzug, braucht man sich kaum um etwas zu kümmern. Übrig bleiben nur noch administrative Aufgaben. Diese sollten jedoch sorgfältig geplant sein, damit nichts vergessen wird. Der Wechsel in ein anderes Gebäude ist eine gute Gelegenheit, einige veraltete Möbel auszurangieren und durch neue zu ersetzen. So lässt sich der Umfang des Transportgutes leicht verringern. Sie müssen ja nicht gleich auf dem Müll landen: Vielleicht gibt es Mitarbeiter, die sich gerne ihr Homeoffice kostensparend einrichten möchten. Sie profitieren von günstigem Mobiliar, der Chef von einer kleinen Einnahme, die er in die neue Büroausstattung einfließen lassen kann. Bestenfalls arbeiten Vorgesetzte und Angestellte eine Checkliste aus, die alle eigenen Vorbereitungen für den Umzug beinhaltet.
Mitarbeiterinformation und -koordinierung
Die Mitarbeiter müssen sich auf den Firmenumzug vorbereiten können, weshalb sie so früh wie möglich den Termin erfahren sollten. In der Regel ist es sinnvoll, dass wichtige Dokumente oder Projekte von ihnen selbst eingepackt werden. Bestenfalls organisiert der Chef eine Informationsrunde, bei der alle Einzelheiten besprochen werden.
Planung der Büroeinrichtung
Werden neue Möbel benötigt, sollten sie rechtzeitig bestellt werden. Ideal ist, dass diese bereits aufgestellt sind, wenn der Umzugstransporter mit den weiteren Ausstattungsgegenständen aus dem alten Büro ankommt. Damit das Expertenteam genau weiß, wo Schreibtische, Schränke usw. aufgebaut werden sollen, nutzt man am besten einen Grundrissplan. Meistens kann ihn die entsprechende Gebäudeverwaltung zur Verfügung stellen.
Änderung der Firmenadresse
Wichtig sind zum einen die Ummeldung bei der Stadt bzw. Gemeinde und die Einrichtung eines Postnachsendeauftrages. Zum anderen sollte baldmöglichst die Adresse auf der Webseite, dem Briefpapier und dem Firmenstempel geändert werden. Auch die Anschaffung eines neuen Tür- und Briefkastenschildes kann erforderlich sein. Außerdem nicht zu vergessen: Firmenfahrzeuge müssen bei der Versicherung sowie dem Straßenverkehrsamt umgemeldet werden.
Am Stichtag erreichbar sein
Der Umzugsexperte hält seinen Kunden zwar jegliche körperliche Arbeit vom Leib, jedoch sollte der Bürochef oder ein vom ihm bestimmter Mitarbeiter am Stichtag jederzeit telefonisch erreichbar sein. Noch besser ist, wenn sich eine Ansprechperson direkt vor Ort befindet. Alle anderen Angestellten bekommen am Umzugstag frei oder erledigen ihre Tätigkeiten – wenn möglich – von zuhause aus.
Übergabe des neuen Büros
Sie sollte in jedem Fall vor dem Einzug in die neuen Räumlichkeiten erfolgen. Vermieter und Mieter nehmen gemeinsam eine Überprüfung des Mietobjektes auf bestehende Schäden vor. Diese werden in einem Übernahmeprotokoll vermerkt, sodass eventuelle spätere Streitigkeiten ausgeschlossen sind.