Das Büro ganz ohne Papier, davon wird in der Arbeitswelt schon seit den 1970er Jahren geträumt. Damals zogen die ersten Computer in die Unternehmen ein. Rund 20 Jahre später wurden zahlreiche Projekte initiiert, die das papierlose Büro Wirklichkeit werden lassen sollten. Obwohl der Nutzen außer Frage steht, hat die Digitalisierung es bis heute nicht geschafft, Papier gänzlich aus den modernen Büros zu verbannen. Und der Weg dorthin ist noch weit.
Nach wie vor unverzichtbar
Ein Grund dafür ist einfach die Tatsache, dass es Dokumente gibt, die im Original vorliegen müssen. Das sind zum Beispiel unterschriebene Verträge, Urkunden und Zeugnisse. Sie sind nur im Original rechtskräftig und können im Zweifelsfall als Beweismittel dienen. Eine Kopie oder ein Scan sind dank Digitalisierung heute noch leichter zu verändern, als das früher je möglich war. Deshalb ist es wichtig, Originale dauerhaft und sicher aufzubewahren. Dazu kommen spezielle Folien aus stabilem und transparentem Kunststoff zum Einsatz, die die Originaldokumente von Feuchtigkeit, Staub, Schmutz und anderen Umwelteinflüssen schützen und damit die Lebensdauer verlängern. So lassen sich einzelner Dokumente oder zusammengefasst und mit Bindefolie versehen auch mehrere gleichartige Dokumente gerichtssicher aufbewahren. Die in Folien verwahrten Dokumente sind vor unerlaubten Änderungen und Manipulationen sicher. Folien, auch zum Bedrucken, für Overhead-Projektoren, zur Präsentation und für Broschüren gehören auch in Zeiten des papierlosen Büros zu den unverzichtbaren Büromaterialien.
Büroarbeit effizienter gestalten
Beim papierlosen Büro geht es aber nicht nur darum, auf Papier zu verzichten, sondern um Arbeitsabläufe durch den Einsatz moderner Technologien und Tools zu optimieren und automatisieren. Es geht darum, die Büroarbeit effizienter zu gestalten. Die Digitalisierung von Dokumenten und Papieren, die nicht unbedingt im Original benötigt werden, spart nicht nur die Kosten für Material und Lagerung von Akten, sondern auch Arbeitszeit. Einzelne Dokumente müssen nicht mehr aufwendig in langen Aktenregalreihen gesucht werden. Mit passenden Dokumentenmanagement-Programmen können alle berechtigten Mitarbeiter von ihrem Arbeitsplatz aus auf die Unterlagen zugreifen. Das setzt eine einheitliche Ablagestruktur und die Schulung der Mitarbeiter voraus. Hier scheitert das papierlose Büro in vielen Unternehmen noch an der schier endlosen Masse der auf Papier vorhandenen Dokumente. Noch immer liegt der Papierverbrauch bei den Druck-, Presse- und Büropapieren bei 90 Kilogramm pro Kopf im Jahr. Entsprechend kommen zum Beispiel noch immer Rechnungen per Post im Unternehmen an oder werden ausgedruckte Belege eingereicht. Sie zu scannen und zu archivieren, erfordert die gleiche Arbeitszeit wie zuvor.
Es braucht Zeit und Engagement
Der Weg zum tatsächlich papierlosen Büro ist also noch sehr weit. Es erfordert weiterhin Zeit, Ressourcen und den Willen zur Veränderung, um der Vision vom papierlosen Büro eines Tages doch noch gerecht zu werden. Um diesen Weg erfolgreich zu gestalten, muss das gesamte Team eines Unternehmens sensibilisiert und kontinuierlich in Schulungen und Workshops über die Vorteile des digitalen Büros informiert und entsprechend geschult werden. Das wird nicht von heute auf morgen zu realisieren sein. Vielmehr handelt es sich um einen fortlaufenden Prozess, der Zeit und Engagement von allen Beteiligten voraussetzt. Die Technologie muss dem Menschen dienen und nicht umgekehrt. Letztlich wird es für jedes Unternehmen darum gehen, die individuelle Balance zwischen moderner digitaler Technologie und dem weiter erforderlichen Umgang mit Papier zu finden.