Der Anrufbeantworter ist bis heute für viele Kunden der erste Berührungspunkt zu einem Unternehmen. Die Einrichtung ist spielend leicht und dennoch ist es nicht einfach, die Mailbox adäquat und gleichzeitig zum Vorteil des Unternehmens zu besprechen. Für eine gelungene Ansage sollte man einige Dinge beachten. Die Mailbox eines Unternehmens ist ein fester Bestandteil des Kundenservice und sollte daher Wertschätzung, Höflichkeit und Kommunikationsbereitschaft zum Ausdruck bringen. Mit einigen Regeln findet jedes Unternehmen die passende Ansage für jeden Bedarf.
Goldene Regeln für jedes Unternehmen
Die Tonalität und Wortwahl sollten wohlüberlegt sein. Sowohl die Klangqualität als auch der Text sind bei guten Ansagen von höchster Qualität. Für die Aufnahme wählt man einen ruhigen Raum und ein hochwertiges Aufnahmegerät. Eine freundliche und höfliche Begrüßung spricht Menschen jeder Altersgruppe an. Sie dient als Einladung und als Ausdruck der Gesprächsbereitschaft. Der Kundenservice beginnt nicht erst bei dem persönlichen Kontakt zur Kundschaft, sondern mit der Mailbox des Unternehmens.
Tipps für die Aufnahme
Beim Besprechen des Tonbands sollte man den Sprecher bewusst auswählen. Eine saubere, gut verständliche Aussprache vermittelt Seriosität. Eine tiefe Stimmlage hat sich besonders bewährt. Möchte man herzlich und freundlich klingen, so sollte man beim Sprechen lächeln. Ein Lächeln sieht man nicht nur, man hört es auch. Ein freundliches Lächeln bringt Wärme und Sympathie zum Ausdruck – auch durch das Telefon. Man sollte sich nie mit dem ersten Aufnahmeversuch zufriedengeben. Es ist ratsam, sich Zeit zu lassen und mehrere Anläufe zu wagen. Ein Perspektivwechsel hilft. Würde man sich als Kunde gut aufgehoben fühlen? Dann ist die Aufnahme gelungen. Anderenfalls sollte man noch einen Versuch wagen.
Ansage mit Hinweis auf die Geschäftszeiten
“Danke für Ihren Anruf bei unserer Praxis … Sie rufen außerhalb unserer Sprechzeiten an. Wir sind montags, dienstags und donnerstags zwischen 8 und 17 Uhr für Sie da. Mittwochs und freitags erreichen Sie uns in der Zeit von 8 bis 12 Uhr. Wir danken Ihnen für Ihren Anruf und freuen uns, innerhalb unserer Sprechzeiten erneut von Ihnen zu hören.”
Ansage mit persönlicher Betreuung
“Guten Tag und herzlich willkommen bei der Firma Mustermann! Sie sind mit dem Anrufbeantworter Ihres Kundenberaters Moritz Mustermann verbunden. Leider kann ich Ihren Anruf derzeit nicht persönlich entgegennehmen. Ich bin schnellstmöglich für Sie da. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht und Ihre Telefonnummer. Ich melde mich anschließend bei Ihnen. Vielen Dank und auf Wiederhören.”
Telefonansagen Feiertage
Im Laufe des Jahres gibt es einige besondere Tage, die nicht nur ein Anlass zur Freude sind, sondern auch Schließungszeiten mit sich bringen. Das ist bei den meisten Unternehmen an Weihnachten und Ostern der Fall. Eine Telefonansage zu Weihnachten oder Ostern hält Kunden über den Schließungszeitraum des Betriebes auf dem Laufenden und bietet trotzdem die Möglichkeit, wichtige Anliegen auf dem Band zu hinterlassen.
“Herzlich willkommen bei Musterfrau GmbH. Unsere Büros sind über Weihnachten und Neujahr geschlossen. Ab dem 9. Januar 2023 ist unser Team wieder für Sie da. Bei dringenden Angelegenheiten erreichen Sie uns unter der folgenden Telefonnummer: (0101) 1234512. Unseren Service für Notfälle erreichen Sie unter: (0101) 1234512. Wir wünschen Ihnen und Ihren Liebsten ein frohes Fest und einen gelungenen Start ins neue Jahr.”
Ein gelungener Ansagetext bietet Orientierung und gehört zu einem gelungenen Kundenservice dazu. Der Text sollte prägnant, freundlich und kurz sein. Auf diese Weise bleiben Anrufer nicht nur informiert, sondern fühlen sich bei dem Unternehmen gut aufgehoben.