Prioritäten setzen, Wichtiges von Unwichtigem trennen – das ist manchmal garnicht so einfach. Es benötigt Zeit und Motivation. Aber eigentlich nur ein bisschen von beiden. Das Tolle daran: mit etwas Übung schaffen Sie es in kürzester Zeit wichtige Aufgaben in großen, unübersichtlichen Projekten zu identifizieren und diese in machbare Arbeits-Häppchen aufzuteilen. Damit könne Sie es schaffen, Ihren Arbeitstag zu ent-stressen und gleichzeitig produktiver zu werden. Die folgende Strategie wird Ihnen helfen, Aufgaben zu ordnen und Prioritäten zu setzen.
Die Eisenhower-Matrix unterteilt sich in vier Quadranten:
Der erste Quadrant enthält Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Das sind Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. Hierzu zählen Probleme, Krisen sowie Projekte mit baldiger Deadline. Diese Aufgaben verursachen Stress und Hektik. Sie sollten daher immer versuchen, den ersten Quadranten möglichst leer zu lassen. Würden Sie sehr viele Ihrer Aufgaben in diesem Quadranten sehen, haben Sie entweder ein Zeitmanagement-Problem oder sie sollten noch einmal Ihre Priorisierung überdenken.
Im zweiten Quadranten finden Sie alle Aufgaben, die wichtig, aber noch nicht dringend sind. Diese Aufgaben rutschen bei Nicht-Erledigung in den ersten Quadranten und verursachen Stress. Sie sollten daher schnellstmöglich abgearbeitet werden.
Quadrant Nr. Drei: dringend, aber nicht wichtig. Hierzu zählen Post, E-Mails, Anrufe und Meetings. Diese Aufgaben werden fälschlicherweise oft in den ersten Quadranten geschoben. Bei näherer Betrachtung gehören Sie da aber nicht hin. Quadrant-Drei-Aufgaben erledigen Sie am besten zu fest gelegten Zeiten alle auf einmal oder delegieren sie gleich weiter.
Der vierte Quadrant beinhaltet Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Richtig, diese können Sie direkt von der Ablage in den Papierkorb befördern. Oder sich damit befassen, wenn Sie keine Aufgaben in den ersten drei Quadranten haben.
Wenn Sie jetzt beginnen, Ihre Aufgaben in das Schema einzuordnen, vergessen Sie nicht die Wichtigsten: Erholung, Freizeit, Familie. Sie selber wissen am besten, welchen Ausgleich Sie benötigen. Diese Aufgaben gehören in den zweiten Quadranten. Planen Sie also auch diese fest mit ein und verlieren Sie sie nicht aus den Augen.
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