Wie Sie sicher gehen, dass Ihre E-Mails gelesen werden

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Ihre E-Mails nicht oder nur teilweise gelesen werden? Da könnten Sie recht haben. Tatsächlich gibt bei der digitalen Post einige Stolperfallen, die dafür Sorgen, dass manche E-Mails öfter ungelesen bleiben oder schneller im Papierkorb landen als andere. Die drei häufigsten Fehler haben wir einmal für Sie zusammengefasst.

#1 Fassen Sie nicht nach, ob Ihre E-Mails angekommen sind

Machen Sie sich eines bewusst: E-Mails sind eine asynchrone Form der Kommunikation. Das hat den Vorteil, dass Sender und Empfänger kommunizieren können, ohne zur gleichen Zeit am gleich Ort zu sein. Sicherlich ergeben sich daraus auch Nachteile. Man weiß nie, ob der Empfänger die Nachricht schon gelesen hat, oder nicht. Ob er bisher keine Zeit hatte zu antworten, oder es andere, gar zwischenmenschliche Gründe für das Ausbleiben der Antwort gibt. Vielleicht eilt es auch. Herje.

Was also tun? Wenn es wirklich eilig ist, nutzen Sie das entsprechende Kommunikationsmedium (Telefon, direktes Gespräch). E-Mails sind nicht in jedem Fall die beste Wahl.

Wenn es doch einmal nicht anders geht, versuchen Sie der E-Mail noch etwas lesenswertes mitzugeben. Eine Frage zum Projektverlauf, die aktuellste Verkaufszahlen oder eine andere interessante Information, die der E-Mail den Anschein verleiht, nicht nur Speichplatz im Posteingang zu fressen.

#2 Fassen Sie Informationen zusammen

Sobald Sie einen Gedanken haben, den Sie kommunizieren müssen, versenden Sie ein E-Mail dazu? Unschön. Für den Empfänger, lassen wir ihn hundert weitere Mails am Tag bekommen, bedeuten diese Micro-Mails einen hohen Arbeitsaufwand. Sie müssen gelesen und eingeordnet werden. Oft ist es unmöglich, sich an jede einzelne E-Mail zu erinnern oder später zu rekapitulieren, wo diese-und-jene Information stand.

Sammeln Sie Informationen, filtern Sie sie und schnüren Sie nützliche, kompakte und gut sortierte Informations-Päckchen. Überlegen Sie auch, ob Sie diese per E-Mail versenden, oder vielleicht doch lieber im nächsten Team-Meeting oder telefonisch übermitteln wollen. Damit nehmen Sie Ihrem Gegenüber nicht nur Arbeit ab, Sie vermitteln gleichzeitig den Eindruck, gut organisiert zu sein und alles im Überblick zu haben.

#3 Gehen Sie sparsam mit CC um

Natülich sollte Ihr Chef auf dem Laufenden sein, was wichtige Projekte angeht. Aber muss er dafür wirklich jede E-Mail lesen, die zwischen Ihnen und andere Beteiligten ausgetauscht wird. Anders gefragt, liest er sie überhaupt? Gerade in ohnehin prall gefüllten Postfächern werden CC-Mails gern übersehen.

Setzen Sie andere nur in CC, wenn es absolut notwendig ist. Personen, die über ein Projekt auf dem Laufenden sein müssen, tun sie einen großen Gefallen, wenn Sie die wichtigsten Daten regelmäßig in einer persönlichen E-Mail zusammenfassen.

Fazit

Bedenken Sie immer, dass Ihre E-Mail an einen Empfänger gerichtet sein könnte, der täglich 100 weitere Mails im Posteingang hat. Achten Sie darauf, nur relevante Informationen zu versenden, gestalten Sie die Inhalte möglichst übersichtlich und fassen Sie sich kurz. Fragen Sie sich immer auch, ob die E-Mail das richtige Kommunikationsmedium für Ihr anliegen ist. Der Empfänger wird es Ihnen danken.